op basis van de wet bescherming persoonsgegevens
voor klanten en voor medewerkers

Vastgesteld

4 mei 2015

Volgende herziening

4 mei 2017

Procesverantwoordelijke

Assist Wijk- en Jeugdwerk

Versie

1.1

Doel van het reglement

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) vereist dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt.

Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op verwerking van persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd, door alle onderdelen van Assist Wijk- en Jeugdwerk.

Begripsbepalingen

In de WBP wordt een aantal begrippen gehanteerd. Ter verduidelijking staat in de onderstaande lijst een uitleg van deze begrippen.

Persoonsgegevens:

Alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon.

Gezondheidsgegevens:

Alle gegevens die de geestelijke of  lichamelijke gezondheid van een persoon betreffen.

Bestand

Gestructureerd geheel van gegevens dat betrekking heeft op verschillende personen, al dan niet geautomatiseerd.

Verwerken en bewerken van persoonsgegevens

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Verantwoordelijke:

Degene die (formeel-juridisch) het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Betrokkene:

De persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt.

Bewerker:

Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

Ontvanger:

Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.

Vertegenwoordiger:

Indien de betrokkene jonger is dan twaalf jaar, treden de ouders, die het ouderlijk gezag uitoefenen, dan wel de voogd in plaats van de betrokkene.

Hetzelfde geldt voor de betrokkene die de leeftijd van twaalf tot achttien jaar heeft en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.

Indien de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders of voogd op.

Een betrokkene van 16 jaar en ouder die in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen is geheel handelingsbekwaam en hoeft zich niet te laten vertegenwoordigen.

Indien de betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, treedt in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op:

indien de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld; de curator of mentor;

indien de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, de persoonlijk gemachtigde;

indien de persoonlijk gemachtigde ontbreekt of niet optreedt; de echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene;

indien deze persoon dat niet wenst op ontbreekt; een kind, broer of zus van de betrokkene.

De persoon, die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken.

Doel van de gegevensverwerking

Persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt voor een bepaald doel. Dit doel moet welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn.

De gegevensverwerking mag niet onverenigbaar zijn met het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld. Er mogen niet meer gegevens worden verzameld dan nodig voor het doel.

Doelstellingen voor klanten

De doelstellingen van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, zijn:

  • Een goede uitvoering van de hulp- en dienstverlening die door de organisatie wordt verleend;
  • Het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van de organisatie;
  • Het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole;
  • Het financieel afhandelen van de geboden hulp en diensten aan de klant met de klant dan wel met de opdrachtgever of financier;
  • Het verantwoorden van de instelling aan opdrachtgevers en aan de overheid conform dit reglement, de vigerende voorschriften en wettelijke verplichtingen;
  • Het evalueren en onderzoeken van de hulp- en dienstverlening.

Doelstellingen voor medewerkers

De doelstellingen van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is, zijn:

  • Een goede uitvoering van het personeelsbeleid van de organisatie;
  • Het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van de organisatie;
  • Het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole;
  • Het financieel afhandelen van salaris, vergoedingen en inhoudingen;
  • Het verantwoorden van de organisatie aan opdrachtgevers, uitvoeringsinstanties, belastingdienst en aan de overheid conform dit reglement, de vigerende voorschriften en wettelijke verplichtingen;
  • Het evalueren en onderzoeken van personeelsbeleid en arbeidsmarktontwikkelingen.

Grondslagen voor de gegevensverwerking

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan tenminste een van de

onderstaande voorwaarden is voldaan:

  • De betrokkene heeft ondubbelzinnig toestemming verleend
  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een wettelijke plicht
  • De verwerking is noodzakelijk ter vrijwaring ter behartiging van een vitaal belang van de betrokkene
  • De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang

Kwaliteit van de gegevensverwerking

De gegevens moeten gelet op het doel waarvoor ze worden verwerkt:

  • niet bovenmatig;
  • toereikend;
  • ter zake dienend;
  • juist en nauwkeurig
  • en actueel zijn.

Opgenomen gegevens

De persoonsregistratie(s) kan/kunnen ten hoogste de volgende gegevenscategorieën bevatten:

  • Personalia/identificatiegegevens
  • Financiële/administratieve gegevens
  • Gezondheidsgegevens

Bijzondere gegevens over etnische afkomst, ras, godsdienst of levensovertuiging mogen alleen worden geregistreerd wanneer de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven of wanneer het deel uitmaken van een etnische doelgroep een voorwaarde is om aan een programma of behandeling deel te nemen.

Informatieverstrekking

De betrokkene dient geïnformeerd te worden over de verwerking van persoonsgegevens.

Klant

Assist Wijk- en Jeugdwerk (en zijn onderdelen) informeert de klant tijdens het eerste contact waarbij registratie plaatsvindt dat er persoonsgegevens worden geregistreerd. Tevens wordt de klant geïnformeerd over het bestaan van het Privacyreglement en dat het op de website(s) te vinden is.

Medewerker

Assist Wijk- en Jeugdwerk informeert de medewerker bij indiensttreding dat er persoonsgegevens worden geregistreerd. De medewerker kan het Privacyreglement raadplegen via de website(s) en een exemplaar opvragen.Verstrekking van gegevens

Verstrekking van gegevens van klanten en medewerkers binnen de organisatie

Binnen Assist Wijk- en Jeugdwerk is zonder toestemming van de betrokken klanten persoonsgegevens inzichtelijk voor iedere medewerker binnen de afdeling wijk- en jeugdwerk. Dit geldt eveneens voor vakgeschoolde vrijwilligers; zij hebben hiervoor een geheimhoudingsformulier getekend.

Binnen Assist Wijk- en Jeugdwerk zijn de persoonsgegevens van medewerkers inzichtelijk voor betrokken functionarissen, voor andere medewerkers is deze informatie niet toegankelijk en worden deze gegevens, zonder toestemming van de betreffende medewerker, niet verstrekt.

Verstrekking van gegevens van klanten buiten de organisatie

Buiten Assist Wijk- en Jeugdwerk kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover hun taakuitoefening noodzakelijk, aan organen genoemd in de ZFW en de AWBZ en aan het ministerie van VWS, ten behoeve van de financiering van de hulpverlening.

Verstrekking van gegevens van medewerkers buiten de organisatie

Buiten Assist Wijk- en Jeugdwerk kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover hun taakuitoefening noodzakelijk, aan:

  • Pensioenfondsen;
  • Uitvoerings- en uitkeringsinstanties;
  • Belastingdienst;
  • Arbodienst;
  • Arbeidsinspectie;
  • Verzekeringsmaatschappijen ten behoeve van persoonlijke en collectieve verzekeringen

Anonieme gegevens

Indien de persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij redelijkerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke beslissen deze te verstrekken ten behoeve van doeleinden die verenigbaar zijn met het doel van de registratie.

Verstrekking van gegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek

Persoonsgegevens kunnen alleen dan zonder toestemming van de betrokkene ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek op het gebied van welzijn worden verstrekt, indien aan tenminste één van de volgende voorwaarden is voldaan:

  • Het vragen van de gerichte toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en voorzien is in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad;
  • Het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de verantwoordelijke zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs wordt voorkomen.

Voorts is dit slechts mogelijk indien:

  • Het onderzoek een algemeen belang dient;
  • Het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd;
  • De betrokken klant/medewerkers/vrijwilliger tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt, en
  • Op basis van een degelijke onderzoeksvraag en onderzoeksmethodologie;
  • Het onderzoek wordt verricht door Centraal Bureau voor Statistiek.

Bij een verstrekking in overeenstemming met dit lid wordt daarvan aantekening gehouden in het dossier.

Toestemming voor verstrekking van gegevens

Voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden is de toestemming van betrokkene vereist, tenzij er sprake is van bovengenoemde situaties of wanneer het noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift.

Indien verstrekking buiten de doelstelling van de gegevensverwerking valt, dient de toestemming schriftelijk verleend te worden.

De hoofdregel is dat de beroepskracht zich altijd inspant om bij het delen van informatie met derden toestemming te krijgen.

Er zijn situaties waarbij het niet eenvoudig is om toestemming te vragen of te verkrijgen. Het gaat dan om situaties waarbij sprake is van kinder- en ouderenmishandeling. Of om situaties waarbij de klant de veiligheid van anderen in gevaar brengt. Voor een zorgvuldige besluitvorming is het noodzakelijk dat de beroepskracht de situatie altijd in een zo vroeg mogelijk stadium met beroepsgenoten en /of deskundigen bespreekt. Daarnaast dienen de afspraken gevolgd te worden die met het samenwerkingsverband met collega instellingen zijn gemaakt. Hieronder staan 5 overwegingen die leiden tot een zorgvuldige besluitvorming:

  • Kan ik door te spreken zwaarwegende belangen van mijn cliënt of van zijn kinderen behartigen?
  • Is er een andere mogelijkheid om ditzelfde doel te bereiken zonder dat ik mijn beroepsgeheim hoef te doorbreken?
  • Waarom is het niet mogelijk om toestemming van de cliënt te vragen of te krijgen voor het bespreken van zijn situatie met iemand die hem kan helpen?
  • Zijn de belangen van de cliënt die ik wil dienen met mijn spreken zo zwaar dat deze naar mijn oordeel opwegen tegen de belangen die de cliënt of andere direct betrokkenen hebben bij mijn zwijgen?
  • Als ik besluit om te spreken aan wie moet ik welke informatie verstrekken zodat het geweld, de mishandeling of anderszins onveilige situatie effectief kan worden aangepakt?

Inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens

De betrokkene, of zijn vertegenwoordiger, heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens. Daarom kan de klant zijn eigen dossier inzien en indien wenselijk ook zelf in werken. Hierbij zijn de delen waar informatie van andere klanten in staan afgeschermd.

Correctie van opgenomen persoonsgegevens

De betrokkene kan de verantwoordelijke schriftelijk verzoeken de opgenomen persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, af te schermen of op een andere manier er voor te zorgen dat de onjuiste gegevens niet langer worden gebruikt, indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of en in hoeverre hij daaraan voldoet. Een gehele of gedeeltelijke weigering is steeds met redenen omkleed. Onjuiste gegevens dienen altijd te worden gecorrigeerd.

De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

In geval van correctie van de gegevens zal de verantwoordelijke derden aan wie de (onjuiste) gegevens zijn verstrekt van de wijziging op de hoogte stellen, voor zover redelijkerwijs mogelijk is. Betrokkene kan op verzoek een kopie krijgen van de nieuwe gegevens.

Beveiliging van gegevensverwerking

De verantwoordelijke neemt passende technische en organisatorische maatregelen om het verlies van gegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

Autorisaties

Er zijn per medewerker gebruikersrechten toegekend voor het gebruik van software van de organisatie door middel van een wachtwoord en/of autorisatie per functie.

Het wachtwoord is persoonsgebonden en mag niet worden doorgegeven.

Medewerkers mogen alleen die persoonsgegevens inzien die voor hun taakuitoefening noodzakelijk zijn.

Back-up regeling

Er wordt dagelijks een back-up gemaakt van de registratie- en administratiebestanden, zodat gegevens niet verloren gaan.

Bewaartermijnen

Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of (verder) verwerkt.

Bewaartermijnen gegevens van klanten

Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de verantwoordelijke vast hoelang de in de registratie(s) opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is in beginsel vijftien jaren. Deze 15 jaar zijn gebaseerd op de wet meldcode van juli 2013 en op de toekomstige jeugdwet.

Bewaartermijnen gegevens van medewerkers

Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de verantwoordelijke vast hoelang de in de registratie(s) opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is in beginsel 7 jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de medewerker uit dienst is getreden.

Verantwoordelijkheid van de bewerker

De verantwoordelijke verplicht de bewerker dit reglement na te leven. De verplichtingen van de bewerker worden door de verantwoordelijke schriftelijk vastgelegd.

De bewerker is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten. Hij treft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveiliging van de gegevens.

Klachten

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke voor de registratie bij Assist Wijk- en Jeugdwerk.

Klachtenafhandeling

Indien dit voor de betrokkene niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, heeft de betrokkene de volgende mogelijkheden.

De klant kan een officiële klacht indienen. De manier waarop de Assist Wijk- en Jeugdwerk omgaat met klachten staat beschreven in het klachtenreglement. Een exemplaar van dit reglement is kosteloos verkrijgbaar.

Medewerkers, vrijwilligers en stagiaires kunnen een klacht indienen conform de klachtenregeling voor medewerkers.

Een betrokkene die schade lijdt of dreigt te lijden kan ook aan de rechter vragen een gebod of verbod op te leggen.

Wijziging, inwerkingtreding en inzage van dit reglement

Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de een van de vennoten.

Dit reglement is per 4 mei 2015 in werking getreden.

Dit reglement is ter inzage en op te vragen op de website van Assist Wijk- en Jeugdwerk.